Propuesta de un plan de mejora de los procesos de compras de la Universidad Nacional de Mar del Plata

Abstract

El objetivo de este trabajo es analizar, bajo la óptica del enfoque de procesos, la situación actual y proponer mejoras dentro de la Dirección de Suministros de la Universidad Nacional de Mar del Plata. Parte de un estudio del proceso que actúa como base para analizar los procesos correspondientes al área de compras dentro de la dependencia y facilitar la identificación de las problemáticas existentes. Posteriormente, se calcula el tiempo máximo estándar por tipo de licitación en función de la normativa, dando un total de 56 días hábiles para licitaciones privadas y 73 días hábiles para licitaciones públicas. Tomando como muestra todas las licitaciones privadas y públicas realizadas entre los años 2015 y 2019, exceptuando aquellas de obra pública, se determinó que, de 144 licitaciones privadas, 65 exceden el tiempo máximo representando el 45,14% del total; y de 23 licitaciones públicas, 17 exceden el tiempo máximo representando el 73,91%. Se identificó que las etapas donde se registra la mayor cantidad de demoras son acto de apertura, elaboración de informe técnico y dictamen de evaluación. A partir de una encuesta de preguntas cerradas realizadas al personal de la oficina, se apuntó a que la causa de mayor incidencia en las demoras del proceso es la coordinación con todos los solicitantes para la realización de un informe técnico in situ, seguida de las demoras en tratar el expediente por parte de la Comisión Evaluadora. Mediante un diagrama de espina de pescado del problema principal, se determinó que la causa raíz de las demoras es la insuficiente reglamentación de la etapa de elaboración de informe técnico. Por otro lado, se realizó un análisis del servicio que brinda la dependencia desde la óptica del grado de contacto con el cliente y del nivel de servicio, caracterizándose como una dependencia híbrida y con un nivel de servicio global de 30,26%. Como punto final, se proponen las siguientes mejoras: revisión de las bases de datos correspondientes, recuperación del nivel de servicio a través de un plan que incluye la capacitación del personal y un presupuesto, la determinación de indicadores de control para un futuro tablero de comando y, por último, propuestas a tener en cuenta durante la revisión de la reglamentación de la elaboración de informes técnicos. Mial de los autores Tomás Gaudino <tomasgaudino@hotmail.com>